Электронный документооборот

Электронный документооборот - электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

Электронный документооборот - Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные понятия электронного документооборота:

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

•Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
•Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
•Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
•Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
•Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
•Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Российские системы электронного документооборота

•1С:Предприятие
•БОСС-Референт
•CompanyMedia - система электронного документооборота и управления бизнес-процессами.
•DIRECTUM
•DocsVision
•ЕВФРАТ-Документооборот
•Кодекс: Документооборот
•jDocFlow
•ProjectMate — простая PSA-система управления проектами и электронного документооборота для компаний сферы услуг.
•МОТИВ
•FossDoc
•Lotsia PDM Plus

Электронный документооборот - Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структуры подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

АРХИВ КУРСОВ ВАЛЮТ | КУРС ДОЛЛАРА США | КУРС ЕВРО | КУРС РУБЛЯ | АКЦИИ И КОТИРОВКИ